Sebelum Menghubungi Vendor Software: Pertanyaan yang Kami Ajukan di Discovery

Kebanyakan pemilik bisnis menghubungi software house dengan daftar layar yang ingin dibuat: halaman login, dashboard, laporan, notifikasi. Daftar itu sudah berupa jawaban, padahal vendornya belum tahu pertanyaannya.

Di Arktik, tahap pertama disebut discovery. Lamanya satu sampai dua minggu, dan isinya menjawab enam pertanyaan di bawah ini. Kalau jawabannya sudah Anda siapkan sebelum menelepon siapa pun, obrolan pertama langsung masuk ke pekerjaan yang sebenarnya. Rencana tertulis dan harga tetap yang Anda terima juga jadi lebih akurat.

Kenapa daftar fitur bukan bekal yang tepat

Daftar fitur muncul dari apa yang pernah Anda lihat di aplikasi lain. Isinya sering benar, tapi tidak ada yang bisa menilai apakah fitur nomor tujuh pantas dibayar.

Vendor yang menerima daftar itu apa adanya akan mengutip harga untuk seluruh daftar. Anda pun tidak punya dasar untuk memotongnya, karena belum ada pertanyaan yang bisa dipakai menimbang mana yang penting.

Pertanyaan di bawah mulai satu langkah lebih awal, dari pekerjaan yang sekarang macet. Setelah itu daftar fiturnya jauh lebih mudah disusun, dan Anda bisa melihat mana yang bisa ditunda ke tahap berikutnya.

Keputusan atau proses mana yang sebenarnya bermasalah

Sebutkan satu momen ketika pekerjaan berhenti. Misalnya penawaran baru keluar dua hari setelah pelanggan bertanya, atau rekap Senin pagi disusun ulang dengan tangan karena angka stoknya tidak dipercaya sampai gudang dicek manual.

Pilih satu momen saja, bukan lima, karena ruang lingkup tahap pertama dan harganya mengikuti momen itu. Momen yang lain tetap dicatat di discovery dan masuk urutan tahap berikutnya, hanya tidak dibuka di tahap pertama.

Kalau Anda sulit memilih, pakai ukuran ini: proses mana yang paling sering membuat Anda minta maaf ke pelanggan, atau paling sering memaksa Anda memutuskan buru-buru dengan data yang belum jelas. Biaya dari spesifikasi yang keliru kami bahas terpisah di tulisan tentang biaya tersembunyi dari pilihan software yang keliru.

Siapa yang memakainya setiap hari

Software bertahan kalau cocok dengan orang yang mengerjakan pekerjaannya. Jadi daftarkan siapa saja yang akan membukanya tiap hari, lengkap dengan perannya.

Biasanya pendek: dua admin yang memasukkan pesanan, satu orang gudang yang mencatat barang keluar, satu kepala toko yang melihat rekap sore. Di sebelah tiap peran, tulis apa yang pertama ia buka pagi hari dan apa yang ia kerjakan setelahnya.

Perhatikan juga alatnya. Admin Anda bekerja dari ponsel Android kelas menengah. Orang gudang membukanya dengan tangan penuh barang. Keduanya butuh layar yang berbeda dari laptop Anda, jadi catat alat yang mereka pakai. Di akhir setiap tahap ada yang bisa dibuka dan dipakai, sehingga pemakai harian bisa mengujinya langsung dari ponsel mereka sendiri.

Sekarang jalan pakai apa, dan datanya sebenarnya di mana

Jawab jujur, termasuk bagian yang memalukan. Biasanya sistemnya campuran: satu spreadsheet induk, satu grup WhatsApp tempat pesanan masuk, aplikasi kasir, aplikasi akuntansi, dan satu orang yang hafal aturan yang tidak tertulis di mana pun.

Bagian terakhir itu yang paling sering terlewat waktu brief. Aturan itu biasanya soal harga khusus yang disetujui lewat chat, urutan prioritas pengiriman, dan pelanggan mana yang boleh menunda pembayaran. Semuanya ada di kepala satu orang, dan vendor tidak akan menemukannya sendiri.

Jadi tulis juga siapa orang itu dan keputusan apa yang hanya ia yang tahu. Kalau ia cuti seminggu dan ada pekerjaan yang berhenti jalan, catat apa yang berhenti. Catatan itu termasuk bahan yang kami bahas di discovery.

Apakah ada alat siap pakai yang sudah menyelesaikannya

Kalau masalah Anda sudah selesai dengan alat yang dijual bulanan, kami akan bilang begitu, dan Anda tidak mengeluarkan anggaran build sama sekali. Software custom mahal, jadi membangunnya harus memang keputusan yang benar.

Periksa dulu sendiri. Buka menu laporan di aplikasi yang sudah Anda bayar sekarang, lalu cek apakah angka yang Anda butuhkan sebenarnya sudah ada di sana. Cek juga apakah masalahnya memang di software, atau di urutan kerja yang belum pernah disepakati.

Ajukan pertanyaan yang sama ke setiap vendor yang Anda temui: "Menurut Anda, apakah ada alat siap pakai yang sudah menyelesaikan ini?" Lihat siapa yang menjawab langsung dan siapa yang mengalihkan pembicaraan ke keunggulan sistem buatannya. Jawaban atas pertanyaan itu memperlihatkan cara kerja vendor sebelum Anda membayar apa pun.

Siapa yang memegang akun, domain, dan data

Selesaikan soal kepemilikan sebelum satu baris kode ditulis. Pertanyaannya sederhana: siapa pemegang akun domain, akun hosting, akun email, dan akun layanan pihak ketiga yang nanti dipakai sistem itu.

Di proyek yang kami kerjakan, kode, server, domain, dan semua akun atas nama Anda sejak hari pertama, tanpa menunggu handover. Artinya kalau kerja sama berhenti di tengah, tidak ada yang bergantung pada kami untuk lanjut.

Siapkan daftar akun yang sudah Anda pegang sekarang, termasuk yang dulu dibuatkan orang lain. Di discovery kami mendata akun yang passwordnya tidak Anda pegang, lalu memindahkan akun itu ke nama Anda sebelum pekerjaan baru dimulai.

Tahap pertama harus menghasilkan apa, dan berapa biaya kalau berhenti di situ

Discovery berjalan satu sampai dua minggu dan hasilnya rencana tertulis dengan harga tetap. Dokumen itu milik Anda, mau lanjut ke pembangunan atau tidak, dan bisa Anda bawa ke vendor lain untuk dibandingkan.

Setelah itu, ruang lingkup dan harga setiap tahap disepakati tertulis sebelum tahap tersebut dimulai. Jadi Anda bisa berhenti setelah tahap mana pun tanpa perdebatan, dan yang Anda pertaruhkan untuk mencoba hanya satu tahap.

Sebelum menyetujui apa pun, minta kejelasan dua hal: apa yang bisa dibuka dan dipakai di akhir tahap, dan apa yang Anda pegang kalau berhenti di situ. Tanyakan juga apakah Anda bisa bertanya langsung ke engineer yang menulis kodenya soal alasan tiap keputusan. Di Arktik, Anda bicara langsung dengan engineer yang mengerjakannya. Tidak ada pekerjaan yang disubkontrakkan, dan orangnya tidak diganti setelah kesepakatan.

Satu halaman persiapan sebelum menghubungi vendor

Tulis jawaban keenam pertanyaan tadi dalam satu halaman. Formatnya bebas dan tidak perlu rapi, yang penting bisa dibaca orang lain.

Lalu siapkan empat berkas ini untuk dibawa ke obrolan pertama:

• Satu contoh spreadsheet atau catatan yang dipakai sekarang, apa adanya, tanpa dibersihkan dulu.
• Daftar pemakai harian beserta perannya dan alat yang mereka pakai.
• Daftar akun yang sudah Anda pegang: domain, hosting, email, aplikasi berlangganan.
• Batas anggaran yang tidak akan Anda lewati, dalam rupiah, termasuk perkiraan biaya bulanan setelah peluncuran.

Angka terakhir sering ditahan karena takut dipakai vendor untuk menaikkan harga. Karena ruang lingkup dan harga setiap tahap disepakati tertulis sebelum tahap itu dimulai, angka tadi dipakai untuk memilih isi tahap pertama, bukan untuk menyesuaikan harganya. Tanpa batas itu, rencana yang Anda terima bisa saja bagus tapi tidak mungkin Anda bayar, dan itu lebih baik ketahuan di minggu pertama.

Kalau pekerjaan ini bagian dari rencana yang lebih besar untuk keluar dari spreadsheet, urutan tahapnya kami uraikan di peta jalan transformasi digital untuk UKM.

Bawa enam jawaban itu ke obrolan pertama

Anda tidak perlu menyiapkan daftar kebutuhan teknis atau tahu teknologi apa yang cocok. Bawa saja satu halaman tadi, lalu kita bahas proses mana yang paling layak dibenahi lebih dulu. Obrolan pertamanya gratis dan tanpa deck.

Kalau ternyata ada alat siap pakai yang sudah menyelesaikannya, kami akan bilang begitu. Kalau memang perlu dibangun, discovery memberi rencana tertulis dan harga tetap dalam satu sampai dua minggu. Dokumen itu milik Anda apa pun keputusan setelahnya. Gunakan formulir kontak yang membuka WhatsApp, atau kirim email ke hello@arktik.id.