Mengambil Keputusan dari Data yang Bisa Anda Periksa Sendiri

Hampir semua bisnis yang sudah berjalan beberapa tahun punya data yang cukup untuk mengambil keputusan. Masalahnya datanya tersebar di spreadsheet, di aplikasi kasir, dan di grup WhatsApp, lalu dirangkum manual oleh satu orang sebelum rapat.

Mulailah dengan menyebutkan keputusan mana yang selama ini Anda ambil dengan menebak. Setelah itu catat hanya angka yang dibutuhkan keputusan tersebut, di tempat pekerjaannya benar-benar terjadi.

Arti "berbasis data" di bisnis yang sedang tumbuh

Senin pagi admin menarik data dari aplikasi, menempelkannya ke spreadsheet rekap, lalu mengirim file itu ke grup. Rapat jam sepuluh dimulai dengan pertanyaan apakah angkanya sudah termasuk penjualan Sabtu.

Setengah waktu rapat habis untuk memperdebatkan apakah datanya masih berlaku. Keputusannya tetap diambil, hanya saja dasarnya rekap yang umurnya sudah beberapa hari. Tidak ada yang bisa memeriksa ulang isinya tanpa membuka file sumbernya.

Keadaan ini muncul ketika spreadsheet dan alat siap pakai yang dulu memadai sudah tidak cocok lagi dengan cara Anda bekerja. Sejak itu keputusan mulai diambil dari data yang sudah usang.

Mulai dari keputusannya, bukan dari datanya

Pertanyaan yang berguna: bulan ini, keputusan apa yang Anda ambil tanpa dasar yang jelas? Daftarnya biasanya pendek dan mirip di banyak bisnis.

Biasanya soal barang mana yang harus distok ulang minggu ini dan berapa banyak. Lalu pelanggan mana yang tagihannya perlu ditelepon lebih dulu, dan apakah sudah waktunya menambah satu orang di gudang.

Ambil satu dari daftar itu, lalu tanyakan angka apa yang akan menyelesaikannya. Untuk stok, biasanya cukup dua angka: penjualan per barang empat minggu terakhir dan sisa stok hari ini. Untuk penagihan, cukup daftar invoice yang jatuh temponya lewat beserta umurnya.

Sisanya laporan yang dibuat karena kebiasaan. Grafik pengunjung website per jam memang menarik dilihat, tapi tidak ada keputusan yang berubah karenanya. Kalau angka yang penting sudah Anda pilih, cara menimbang hasilnya kami bahas di panduan mengukur hasil investasi digital.

Kenapa angkanya selalu terlambat

Penyebabnya ada di prosesnya. Data yang diketik ulang setelah pekerjaan selesai selalu berjalan di belakang pekerjaan itu.

Alurnya biasanya begini. Pesanan masuk lewat WhatsApp pagi hari, lalu dicatat di buku atau langsung dikirim ke gudang. Entrinya baru masuk ke spreadsheet saat admin sempat, kadang sore, kadang besok. Barang keluar hari ini tapi stoknya berkurang di file dua hari kemudian. Begitu ada pesanan besar, selisihnya langsung terasa.

Memasang software untuk membuat grafik dari spreadsheet tadi tidak memperbaiki keterlambatannya. Grafiknya jadi lebih rapi dan tetap terlambat dua hari. Yang lebih berbahaya, tampilan yang rapi membuat angkanya terasa lebih pasti daripada seharusnya.

Ada risiko kedua yang lebih sulit dilihat. Kalau prosesnya hanya dipahami satu orang, rekapnya tidak bisa diperiksa siapa pun. Anda tidak tahu apakah angka pekan ini turun karena penjualan memang turun atau karena ada satu kolom yang lupa diisi saat ia cuti.

Tiga tempat data biasanya tersembunyi

Sebelum memutuskan membangun apa pun, telusuri dulu di mana datanya sekarang. Tempatnya biasanya tidak banyak.

• Spreadsheet yang hanya satu orang mengerti. Ada rumus yang disusun bertahun-tahun, beberapa sheet tersembunyi, dan aturan pengisian yang tidak tertulis di mana pun.
• Alat siap pakai yang menyimpan datanya tapi sulit dikeluarkan. Datanya ada di sana, hanya saja laporannya tidak bisa disesuaikan dan hasil ekspornya perlu dirapikan manual sebelum bisa dipakai.
• Grup WhatsApp, tempat keputusan sebenarnya terjadi. Harga khusus yang disetujui lewat chat, pesanan yang dibatalkan dengan satu pesan, keluhan pelanggan yang dibereskan tanpa pernah tercatat di sistem mana pun.

Yang ketiga paling sering terlewat waktu merencanakan. Keputusannya terjadi di sana, dan satu-satunya cara mencarinya adalah menggeser layar ke atas.

Terus terang saja, kalau salah satu alat yang sudah Anda bayar sebenarnya bisa melaporkan angka yang dibutuhkan, memakainya adalah keputusan yang benar. Kami memang mengirim calon klien kembali ke alat siap pakai kalau masalahnya sudah selesai di situ. Periksa dulu menu laporannya sebelum menganggap perlu membangun sesuatu.

Apa yang berubah kalau ada sistem pencatatan

Yang menghilangkan keterlambatan adalah pencatatan yang terjadi bersamaan dengan pekerjaannya. Pesanan dicatat saat diterima, bukan saat direkap. Permintaan dari cabang masuk sebagai entri di sistem, bukan sebagai pesan di grup yang harus digeser ulang nanti.

Begitu itu berjalan, angkanya menjadi hasil samping dari pekerjaan sehari-hari. Admin tidak lagi menarik dan menempel data Senin pagi, karena penjualan empat minggu terakhir dan sisa stok hari ini sudah ada di sistem. Rapat pun berhenti memperdebatkan apakah datanya masih berlaku.

Ada keuntungan kedua yang lebih penting dari kecepatan: angkanya bisa ditelusuri. Kalau penjualan satu barang terlihat aneh, daftar transaksinya bisa dibuka satu per satu sampai ketemu penyebabnya. Pada salinan manual, satu-satunya cara memeriksa adalah bertanya kepada orang yang membuatnya.

Pekerjaan ini juga tidak perlu dikerjakan sekaligus. Ambil satu proses dulu, biasanya yang paling sering salah atau paling banyak memakan jam kerja. Proses berikutnya menyusul kalau memang perlu. Urutan tahapnya kami uraikan di peta jalan transformasi digital untuk UKM.

Data itu milik siapa

Keputusan berbasis data hanya bertahan kalau datanya bisa Anda keluarkan kapan saja. Catatan lengkap bertahun-tahun tidak banyak gunanya kalau untuk membukanya Anda perlu izin pihak lain.

Di proyek yang kami kerjakan, kode, server, domain, dan semua akun atas nama Anda sejak hari pertama, bukan dipindahkan nanti saat handover. Handover di akhir hanya mengonfirmasi kepemilikan yang sudah ada sejak awal. Artinya developer berikutnya bisa membuka database-nya sendiri, mengekspor isinya, dan melanjutkan tanpa minta persetujuan siapa pun.

Ada satu pertanyaan yang jawabannya langsung memberi tahu posisi Anda: kalau pembayaran berhenti bulan depan, apakah data tiga tahun terakhir masih bisa saya ambil? Ajukan itu ke siapa pun yang mengurus sistem Anda sekarang. Kami uraikan biayanya kalau jawabannya ternyata tidak di tulisan tentang biaya tersembunyi dari pilihan software yang keliru.

Langkah pertama yang risikonya satu tahap

Mulailah tanpa membeli apa pun. Tulis tiga keputusan yang paling sering Anda ambil dengan menebak. Di sebelah masing-masing, tulis angka yang akan menyelesaikannya dan di mana angka itu seharusnya tercatat, cukup dalam satu halaman.

Daftar itu yang menentukan ruang lingkup pekerjaan pertama. Tanpa daftar itu, pembicaraan dengan vendor mana pun akan melebar ke fitur yang tidak mengubah satu keputusan pun, dan harganya ikut melebar.

Setelah daftarnya ada, pekerjaannya bisa dipecah per tahap. Tahap pertama adalah discovery, satu sampai dua minggu, hasilnya rencana tertulis dan harga tetap. Dokumen itu milik Anda, mau lanjut atau tidak. Tahap berikutnya baru disepakati setelah rencananya Anda lihat. Jadi yang Anda pertaruhkan untuk mencoba hanya satu tahap.

Bawa dua atau tiga keputusan yang masih Anda tebak

Tidak perlu menyiapkan daftar kebutuhan teknis atau tahu sistem apa yang cocok. Ceritakan saja dua atau tiga keputusan yang sampai sekarang diambil dengan menebak, dan dari mana angkanya biasanya datang. Obrolan pertamanya gratis dan tanpa deck.

Kalau ternyata laporan yang Anda butuhkan sudah ada di alat yang dipakai sekarang, kami akan bilang begitu. Kalau memang perlu dibangun, discovery memberi rencana tertulis dan harga tetap dalam satu sampai dua minggu. Dokumen itu milik Anda, apa pun keputusan setelahnya. Gunakan formulir kontak yang membuka WhatsApp, atau kirim email ke hello@arktik.id.