Menghitung Imbal Hasil dan Pertumbuhan dari Belanja Digital

Imbal hasil belanja software bisa dihitung dengan angka yang sudah dimiliki bisnis Anda, asalkan angkanya dicatat sebelum pembangunan dimulai. Setelah sistem baru berjalan, tidak ada lagi pembanding, dan yang tersisa hanya kesan bahwa keadaan terasa lebih enak.

Metodenya lebih menentukan daripada ramalannya: catat jam kerja, kesalahan, pesanan yang hilang, dan lama perputaran uang sekarang, lalu ukur ulang angka yang sama setelah peluncuran. Di antara keduanya, beli pekerjaannya satu tahap pada satu waktu.

Apa yang dihitung sebagai imbal hasil ketika belanjanya software

Imbal hasil yang berguna adalah imbal hasil yang bisa Anda periksa sendiri. Bentuknya biasanya empat hal: jam kerja yang terpakai untuk satu proses, jumlah kesalahan yang harus dikoreksi, pesanan atau permintaan yang hilang di tengah jalan, dan jumlah hari antara invoice terkirim dan uang masuk ke rekening.

Ukuran seperti engagement, awareness, atau kesan modern sebaiknya dikeluarkan dari perhitungan, karena tidak ada keputusan yang bisa Anda ambil dari angka itu. Kalau angkanya naik dan Anda tetap tidak tahu harus berbuat apa, angka itu tidak layak dipakai untuk membenarkan belanja.

Posisi pengukuran ini dalam urutan pekerjaan digital yang lebih besar kami bahas di peta jalan transformasi digital untuk UKM. Setiap langkah di peta itu dinilai dengan cara yang sama.

Ukur proses yang berjalan sekarang sebelum mengubahnya

Angka dasar hampir selalu harus dikumpulkan manual, dan satu sampai dua pekan biasanya cukup. Minta setiap orang yang terlibat mencatat tiga hal: langkah apa yang ia kerjakan, berapa lama, dan berapa kali langkah itu harus diulang karena ada yang salah.

Catatannya tidak perlu rapi. Satu tabel di spreadsheet atau bahkan catatan di grup WhatsApp tim sudah cukup, selama tanggalnya jelas dan tidak ada yang ditambahkan dari ingatan. Yang penting angkanya dikumpulkan sebelum ada perubahan, karena setelah itu orang akan membandingkan keadaan baru dengan tebakan tentang keadaan lama.

Dua pekan pencatatan biasanya juga memberi informasi yang tidak Anda minta: satu langkah yang ternyata hanya dipahami satu orang, atau satu pekerjaan dobel yang sudah berjalan bertahun-tahun tanpa ada yang menyadarinya.

Biaya penuh pembangunan, bukan hanya angka penawaran

Nilai penawaran hanya satu baris dari beberapa baris. Jumlahkan harga setiap tahap, biaya hosting dan domain, lalu waktu staf Anda sendiri untuk ikut meninjau demo, merapikan data lama, dan belajar memakai sistem baru. Pemindahan data dari spreadsheet lama sering memakan waktu orang Anda, bukan waktu developer.

Satu baris lagi untuk biaya menjalankannya setelah peluncuran: hosting, pemantauan, perbaikan, dan perubahan kecil. Layanan bulanan untuk ini kami tawarkan sebagai pilihan, bukan kewajiban. Akun server dan domain tetap atas nama perusahaan Anda, jadi Anda bisa berhenti berlangganan tanpa kehilangan apa pun.

Letakkan jumlah seluruh biaya itu di sebelah angka dasar tadi, dan Anda punya perbandingan yang pantas disebut perhitungan.

Biaya yang baru muncul belakangan

Ada biaya yang tidak masuk penawaran mana pun dan baru terasa setelah setahun. Ketergantungan pada vendor paling mahal. Kalau kode, server, dan akun tidak atas nama Anda, setiap perubahan kecil harus lewat satu pintu, dan harganya ditentukan di pintu itu juga.

Kode tanpa dokumentasi punya efek serupa. Developer berikutnya harus menebak kenapa persetujuan dibuat dua tahap, dan tebakan biasanya berakhir dengan tahap kedua dihapus. Karena itu kami mencatat alasan di balik setiap keputusan teknis berdampingan dengan kodenya. Kode, server, domain, dan seluruh akun juga sudah atas nama Anda sejak hari pertama, jadi tidak ada yang bergantung pada kami untuk terus berjalan.

Sisi biaya ini kami uraikan lebih panjang di biaya tersembunyi dari pilihan software yang buruk.

Empat angka yang cukup untuk sebagian besar UKM

Angka di bawah ini contoh untuk menunjukkan cara hitungnya, bukan hasil dari proyek mana pun. Ganti dengan angka bisnis Anda sendiri.

Jam yang kembali per pekan dikali biaya per jam. Misalkan admin dan kasir bersama-sama memakai sepuluh jam per pekan untuk menyalin pesanan ke spreadsheet stok. Kalau biaya per jam yang Anda bebankan Rp 50.000, nilainya Rp 500.000 per pekan.

Tingkat kesalahan dan pengerjaan ulang. Hitung berapa pesanan per bulan yang harus dikoreksi, lalu berapa menit setiap koreksi, ditambah ongkos kirim ulang atau diskon permintaan maaf kalau ada.

Pendapatan yang tertahan oleh proses manual. Pemesanan yang batal karena konfirmasi baru datang besok, atau penawaran harga yang kalah karena pesaing membalas lebih dulu. Kalau yang Anda ukur jangkauan dan permintaan masuk, bukan waktu kerja internal, angkanya dicari di tempat lain, dan kami membahasnya di kehadiran digital.

Lama perputaran uang. Hitung rata-rata hari antara barang terkirim dan uang masuk. Memotong lima hari dari angka itu mengubah kas yang tersedia, dan pengaruhnya terasa walaupun laba tidak bergerak.

Memutuskan sebelum belanja: kalau jawaban jujurnya tool jadi

Sebelum menyetujui pembangunan, bandingkan perkiraan biaya software custom dengan biaya langganan tool yang sudah ada untuk dua atau tiga tahun. Masukkan juga ongkos pindah kalau bisnis Anda nanti melewati batas kemampuan tool itu, karena ongkos itu nyata dan biasanya dilupakan.

Software custom memang mahal, dan kami tidak berpura-pura sebaliknya. Kalau yang Anda butuhkan penagihan, penjadwalan, atau toko online sederhana, kemungkinan besar sudah ada layanan berlangganan yang mengerjakannya lebih baik dan lebih murah. Dalam kondisi itu kami akan mengatakannya dan menunjukkan tool-nya.

Pekerjaan custom sepadan ketika prosesnya memang khas bisnis Anda, atau ketika tool yang Anda bayar tiap bulan justru menjadi penyebab staf bekerja manual.

Komitmen bertahap sebagai cara membatasi risiko

Perkiraan imbal hasil tetap perkiraan, dan yang bisa Anda kendalikan adalah berapa besar uang yang bergantung padanya pada satu waktu.

Discovery berjalan satu sampai dua pekan dan menghasilkan rencana tertulis beserta harga tetap. Kalau setelah membaca rencana itu angkanya tidak masuk, rencananya tetap milik Anda, termasuk kalau Anda membawanya ke studio lain. Dengan begitu perkiraan imbal hasil pertama Anda murah untuk didapat.

Tahap berikutnya mengikuti bentuk yang sama: lingkup dan harga disepakati tertulis sebelum tahap itu dimulai, sehingga berhenti setelah tahap mana pun menjadi hal yang wajar. Di sepanjang pembangunan ada software yang berjalan setiap pekan dan link preview privat sejak pekan pertama. Kemajuannya Anda periksa sendiri, bukan lewat laporan status yang harus Anda percayai. Kalau kenyataannya jauh dari perkiraan, Anda masih punya waktu untuk berhenti.

Irama peninjauan setelah peluncuran

Ukur ulang angka yang sama pada hari ke-30, ke-90, dan ke-180, dengan cara hitung yang sama dan satu orang yang namanya tercatat sebagai pemilik angka itu. Tanpa pemilik, pengukuran berhenti di bulan kedua.

Pada hari ke-30 staf masih belajar, jadi hasilnya belum bisa dinilai. Angka di hari ke-90 sudah bisa dipercaya. Yang ke-180 menunjukkan apakah perbaikannya menetap atau orang pelan-pelan kembali ke spreadsheet lama.

Kalau angkanya mengecewakan, ada tiga kemungkinan tindakan. Perbaiki prosesnya, karena kadang software sudah benar tetapi urutan kerjanya belum disesuaikan. Ubah software-nya, kalau ternyata ada langkah yang dipaksa masuk ke bentuk yang salah. Atau hentikan pembayarannya, karena akun atas nama Anda dan tidak ada yang mengikat Anda untuk melanjutkan.

Hitung angkanya bersama kami

Tidak ada template yang bisa diunduh di sini dan tidak ada presentasi penjualan. Pilih satu proses yang paling banyak memakan waktu orang Anda, ceritakan kepada kami lewat satu panggilan gratis, lalu kita hitung angkanya bersama.

Kalau jawaban yang tepat ternyata tool berlangganan, kami akan menunjukkannya. Kalau bukan, Discovery memberi Anda rencana tertulis dan harga tetap, dan keduanya tetap milik Anda entah Anda melanjutkan bersama kami atau tidak.

Hubungi kami di WhatsApp +62 851-1769-7889 atau email hello@arktik.id.