Cara Menghitung ROI Investasi Digital Sebelum Anda Mengeluarkan Uang

Kalau Anda sedang diminta menyetujui anggaran untuk sistem, aplikasi, atau website, perhitungan ROI yang bisa dipakai hanya butuh dua angka. Pertama, ukuran proses yang sekarang dikerjakan manual: berapa jam per minggu, berapa sering salah, berapa lama keputusan menunggu data. Kedua, harga tetap untuk satu tahap kerja yang ruang lingkupnya sudah jelas.

Angka pertama bisa Anda kumpulkan sendiri dalam dua minggu. Angka kedua harus datang dari vendor sebelum Anda menandatangani apa pun.

Mengapa angka ROI biasanya datang terlambat

Di banyak perusahaan, ROI dihitung setelah invoice terakhir dibayar. Di titik itu hitungannya hanya bisa membenarkan keputusan yang sudah diambil atau menyesalinya, karena tidak ada lagi yang bisa diubah.

Penyebabnya biasanya sederhana: salah satu angka memang belum ada waktu keputusan diambil. Penyebutnya kosong selama vendor hanya memberi rentang harga yang lebar sampai pekerjaan selesai. Pembilangnya kosong selama tidak ada yang pernah mengukur berapa jam proses manualnya memakan waktu.

Jadi urutannya dibalik: kumpulkan dua angka itu lebih dulu, baru setujui tahap pertama. Kami bahas cara menilai hasil belanja digital secara lebih luas di panduan mengukur ROI dan pertumbuhan digital. Tulisan ini bagian hitung-hitungannya.

Ukur dulu proses yang berjalan sekarang

Ambil dua minggu dan catat empat hal tentang satu proses saja, bukan semua proses sekaligus. Yang mencatat adalah orang yang mengerjakannya, bukan Anda yang menebak dari belakang meja. Bentuk catatannya seringan mungkin: jam mulai dan jam selesai dikirim ke grup WhatsApp, atau ditulis di satu kolom tambahan pada spreadsheet yang sudah dipakai sehari-hari. Jangan membuat formulir baru.

Pertama, berapa jam per minggu yang habis di langkah manual itu. Misalnya admin menyalin pesanan dari grup WhatsApp ke spreadsheet induk, lalu menyalinnya lagi ke aplikasi akuntansi.

Kedua, berapa sering angka yang sama diketik ulang di tempat berbeda, dan berapa kali minggu itu ada yang keliru sampai harus dibetulkan. Ketiga, berapa lama sebuah keputusan menunggu data. Kalau rekap stok baru siap Senin siang, berarti keputusan pembelian tertunda satu hari kerja setiap minggu.

Keempat, catat aturan mana yang tidak tertulis di dokumen mana pun. Lalu catat pekerjaan apa yang berhenti selama satu minggu kalau orang yang hafal aturan itu sedang cuti. Tanpa keempat catatan ini, angka keuntungan yang Anda tulis di proposal hanya karangan. Kami uraikan cara membiasakan diri memakai data yang bisa Anda periksa sendiri di pengambilan keputusan berbasis data.

Biaya yang dihitung, dan biaya yang sering dilupakan

Harga pembangunan bukan satu-satunya biaya tahun pertama. Yang paling sering terlewat justru yang nilainya tidak kecil.

Ada biaya hosting, domain, dan layanan pihak ketiga yang dibayar bulanan. Ada jam kerja staf Anda sendiri selama proyek berjalan: admin yang ikut demo mingguan, kepala gudang yang mengumpulkan data lama, dan Anda yang ikut rapat. Hitung jam itu dengan tarif yang sama seperti jam kerja lainnya. Ada juga pelatihan dan masa transisi, ketika proses lama dan proses baru jalan bersamaan selama beberapa minggu.

Terakhir, biaya menjalankannya setelah peluncuran. Di Arktik ini layanan bulanan yang sifatnya pilihan: hosting, pemantauan, perbaikan, dan perubahan kecil. Layanan itu bisa dibatalkan, dan semua akun tetap atas nama Anda. Kalau baris ini Anda hapus karena sudah punya orang teknis sendiri, hosting, pemantauan, dan perbaikan yang sama pindah ke tim itu, dan jam mereka tetap masuk hitungan biaya Anda.

Pilihan software yang keliru juga ada biayanya, dan biaya itu tidak pernah tertulis di penawaran. Kami bahas terpisah di biaya tersembunyi dari pilihan software yang keliru.

Keuntungan yang bisa dibuktikan dan yang hanya terasa

Pisahkan dua jenis keuntungan, dan jangan mencampurnya dalam satu angka.

Yang bisa dibuktikan punya satuan dan bisa dicek ulang tiga bulan setelah peluncuran. Jam yang kembali ke admin, pengetikan ganda yang hilang, pesanan yang selesai tanpa telepon ke gudang, rekap yang siap Senin pagi alih-alih Senin siang. Semua itu masuk hitungan, karena Anda bisa mengukurnya lagi nanti dengan cara yang sama seperti waktu mengukur baseline.

Yang hanya terasa juga nyata, tapi tidak punya angka. Tampilan yang lebih enak dilihat, staf yang tidak lagi kesal setiap tutup bulan, rasa tenang karena datanya ada di satu tempat. Tulis itu di proposal sebagai keterangan, dan biarkan tetap berupa kalimat. Begitu diubah jadi rupiah, hitungan Anda kelihatan lebih bagus tapi tidak bisa diuji lagi. Kalau nanti hasilnya meleset, tidak ada yang tahu bagian mana yang salah.

Rumus sederhana dan contoh perhitungan

Rumusnya pendek: keuntungan terukur setahun dibagi biaya total tahun pertama, lalu dinyatakan dalam bulan, yaitu berapa lama sampai uangnya kembali.

Angka di bawah ini hanya contoh untuk memperlihatkan urutannya. Ganti semuanya dengan angka bisnis Anda sendiri. Ini bukan hasil dari proyek siapa pun.

Mulai dari biaya jam kerja. Misalnya gaji dan tunjangan satu admin Rp 6 juta per bulan, dibagi sekitar 173 jam kerja, keluar Rp 35.000 per jam. Dari catatan dua minggu tadi, dua admin menghabiskan 15 jam per minggu untuk pengetikan ganda. Berarti 15 × Rp 35.000 × 52 minggu = Rp 27,3 juta setahun. Tambahkan pesanan yang batal karena stoknya salah, misalnya dua per bulan dengan margin Rp 300.000, jadi Rp 7,2 juta setahun. Keuntungan terukur Rp 34,5 juta setahun, atau sekitar Rp 2,9 juta per bulan.

Sekarang sisi biaya. Harga tetap tahap pembangunan Rp 60 juta, lalu hosting dan layanan Rp 6 juta setahun. Jam kerja tim Anda selama proyek 40 jam, atau Rp 1,4 juta, ditambah pelatihan dan masa transisi Rp 2,5 juta. Total tahun pertama Rp 69,9 juta. Dibagi Rp 2,9 juta per bulan, uangnya kembali sekitar bulan ke-24, dan angka itu persis batas yang biasanya memicu langkah memperkecil tahap pertama. Potong ruang lingkupnya jadi satu proses saja, misalnya pengetikan ganda yang nilainya Rp 27,3 juta setahun atau Rp 2,3 juta per bulan, dengan harga tahap Rp 30 juta. Total tahun pertama turun ke sekitar Rp 39,9 juta, dan uangnya kembali sekitar bulan ke-17.

Pakai angka bulan itu, bukan persentase. Persentase ROI terdengar meyakinkan tapi menyembunyikan kapan kasnya kembali, dan kas yang menentukan apakah Anda sanggup. Kerjakan dulu proses yang paling banyak makan jam, lalu hitung lagi sebelum menambah tahap berikutnya.

Kapan hasil hitungannya mengatakan jangan dibangun

Kalau ada alat siap pakai yang dijual bulanan dan sudah menyelesaikan prosesnya, pembanding Anda jadi harga langganan bulanan yang jauh lebih murah, dan keuntungan dari pekerjaan custom hilang. Kami akan bilang begitu, dan Anda tidak mengeluarkan anggaran build sama sekali. Periksa dulu sendiri: buka menu laporan di aplikasi yang sudah Anda bayar sekarang, dan cek apakah angka yang Anda cari sebenarnya sudah ada di sana.

Hasil kedua muncul ketika prosesnya belum stabil. Aturan harga yang masih berubah tiap bulan, atau cara kerja tim yang sudah diubah dua kali dalam enam minggu, membuat baseline Anda tidak bertahan sampai pembangunan selesai. Anda akhirnya membangun proses yang sudah tidak dipakai lagi. Rapikan dulu urutan kerjanya di spreadsheet selama satu atau dua bulan, ukur lagi, baru hitung.

Cara mendapatkan angka biaya yang bisa dipakai menghitung

Sisi biaya berhenti jadi tebakan begitu ada harga tetap untuk satu tahap yang ruang lingkupnya tertulis. Di Arktik, tahap pertama adalah discovery, lamanya satu sampai dua minggu, dan hasilnya rencana tertulis dengan harga tetap. Dokumen itu milik Anda, mau lanjut atau tidak, dan bisa Anda bawa ke vendor lain untuk dibandingkan.

Artinya biaya untuk mendapatkan angka yang layak dipakai menghitung ada batasnya, dan batasnya Anda tahu di depan. Setelah itu ruang lingkup dan harga setiap tahap disepakati tertulis sebelum tahap itu dimulai. Jadi Anda bisa berhenti setelah tahap mana pun tanpa perdebatan, dan yang Anda pertaruhkan untuk mencoba hanya satu tahap.

Kode, server, domain, dan semua akun atas nama Anda sejak hari pertama, bukan menunggu handover. Jadi tidak ada biaya pindah vendor yang perlu Anda cadangkan di hitungan tahun pertama. Selain akses akun, Anda juga pegang rencana tertulis dari discovery, dan rencana itu bisa dibawa ke vendor lain untuk melanjutkan pekerjaannya. Nilai yang Anda bayar tidak bergantung pada vendornya masih ada atau tidak tahun depan.

Bawa satu proses yang ingin Anda hitung

Tidak perlu menyiapkan daftar kebutuhan teknis atau perhitungan yang sudah rapi. Ceritakan satu proses yang ingin Anda hitung ongkosnya, dan kalau sudah ada, bawa catatan dua minggu dari admin Anda. Kita bahas apakah pantas dibangun dan berapa biaya tahap pertamanya. Obrolan pertamanya gratis dan tanpa deck.

Kalau ternyata ada alat siap pakai yang sudah menyelesaikannya, kami akan bilang begitu. Kalau memang perlu dibangun, discovery memberi rencana tertulis dan harga tetap, dan dokumen itu milik Anda apa pun keputusan Anda setelahnya. Gunakan formulir kontak yang membuka WhatsApp, atau kirim email ke hello@arktik.id.